Informatieavond en Algemene Ledenvergadering (stap 4a): Besluit over opstellen plan van aanpak

Tijdens de informatieavond staan de volgende onderwerpen op de agenda:

• Resultaten van de technische verdiepingsanalyse: in de technische verdiepingsanalyse is door het bouwbedrijf uitgebreider gekeken naar de haalbaarheid van een vergaande renovatie.
  Er is een bouwkundig ontwerp gemaakt. Het bouwkundig ontwerp bevat een beschrijving van het gebouw, een plaatje hoe het gebouw eruit komt te zien, de specificaties en de gewenste energieprestaties. Informeer leden over de financiële, technische en energetische haalbaarheid. Als er een flora- en fauna onderzoek of een asbest-onderzoek heeft plaatsgevonden worden ook de resultaten uit deze onderzoeken gepresenteerd. Dit onderzoek vindt doorgaans pas in stap 5 plaats, maar wordt soms al in stap 4 uitgevoerd.

Laat leden de verschillende mogelijkheden (Zeer Energiezuinig Pakket (ZEP) of Nul op de Meter (NOM)) ervaren.

• Offertes: het bouwbedrijf heeft op grond van de technische verdiepingsanalyse offertes opgesteld voor ZEP en NOM. Het bouwbedrijf kan deze eventueel zelf presenteren.
• “Second opinion”: het bouwkundig adviesbureau heeft een “second opinion” uitgevoerd. Stel de leden op de hoogte van de uitkomsten van de “second opinion” en de daaruit voortvloeiende wijzigingen.
• Financieel advies: presenteer hoe de kosten van de renovatie kunnen worden betaald en wat de consequenties voor het MJOP zijn.

Stuur de leden de volgende informatie:

• De samenvatting van de resultaten van de technische verdiepingsanalyse en de offerte(s) van het bouwbedrijf.
• De uitkomsten van de “second opinion” op de bouwkundige mogelijkheden en de daaraan verbonden wijzigingen voor de offertes voor ZEP en NOM.
• Het financiële plan en de consequenties voor het meerjarenonderhouderplan (MJOP).
• Het verslag van de informatieavond.
• Een machtigingsformulier: verzoek de VvE-leden die niet aanwezig kunnen zijn om iemand te machtigen door het formulier ingevuld retour te zenden.

Zorg dat het aanbod uit de offertes op een duidelijke manier wordt toegelicht, zodat duidelijk is wat leden kunnen kiezen.

Neem ook de contactgegevens op van de persoon/personen die bereikt kan worden voor aanvullende vragen (zie ook de tips voor de algemene communicatie).

Stuur de verslaglegging naar de VvE-leden. Zo is iedereen, ook de VvE-leden die niet aanwezig waren tijdens de informatieavond, volledig op de hoogte.

Tijdens de ALV staan de volgende onderwerpen ter besluitvorming op de agenda:

• De offertes voor de ZEP of NOM renovatie.
• Het opstellen van een plan van aanpak