Doel van de informatieavond

Voor elke Algemene Ledenvergadering (ALV) vindt er een informatieavond plaats. Tijdens de informatieavond worden de leden geïnformeerd over de keuze(s) en benodigde besluitvorming die er op de ALV zal worden voorgelegd.
Tijdens de informatieavond krijgen de leden alle informatie die ze nodig hebben om een besluit te kunnen nemen. Deze avond is er ruimte om vragen te stellen en eventuele zorgen uiten. De vragen kunnen worden beantwoord en zorgen weggenomen of erkend worden. Vragen die op de informatieavond zelf niet beantwoord kunnen worden, kunnen op de ALV alsnog beantwoord worden. Doordat er enige tijd zit tussen de informatieavond en de ALV hebben de leden de tijd om over hun keuze na te denken. Deze aanpak zorgt voor een efficiënte besluitvorming tijdens de ALV.

Hoe organiseert u een informatieavond?

Zorg ervoor dat er voldoende (bij voorkeur alle) leden naar de informatieavond komen

Het besluitvormingsproces binnen een VvE kent een lange doorlooptijd. Tegenstemmen op een ALV door onzekerheden, openstaande vragen, twijfels en onduidelijkheden leveren extra vertraging op. Het is daarom belangrijk dat zoveel mogelijk, bij voorkeur alle, leden voorafgaand aan een ALV naar de informatieavond komen. Tijdens deze avond kunnen de leden goed alle benodigde informatie krijgen. Daarnaast is het belangrijk om de vervolgstappen te kunnen zetten met dezelfde groep leden die goed op de hoogte is van het verloop van het proces. Dit is ook van belang omdat er tijdens vervolgstappen leden kunnen wegvallen (bijvoorbeeld door verhuizing of gebrek aan interesse).

Het traject wordt vrijwel onhaalbaar als er bij de start al weinig leden betrokken zijn. Het telkens achteraf moeten informeren van leden die bijeenkomsten hebben gemist kost veel tijd en energie en vertraagt het proces. Stuur daarom een uitnodiging voor de informatieavond die helder aangeeft dat het geen vrijblijvende bijeenkomst is, maar dat aanwezigheid noodzakelijk is. Communiceer het onderwerp dat op de agenda staat als “zeer belangrijk” en niet als iets vrijblijvends. Sluit in de tekst van de uitnodiging aan bij wat er leeft onder bewoners. Gebruik hiervoor de inzichten uit de bewonersinventarisatie.

Met leden die je zelden ziet, of van wie je twijfelt of zij hun post goed bijhouden, kun je het beste direct contact opnemen (telefonisch of aan de deur) om hen persoonlijk uit te nodigen.

Zorg voor een eenvoudige, heldere uitleg

Veel leden hebben weinig kennis over (vergaande) verduurzaming en wat het voor hun persoonlijke situatie betekent. Bij vergaande verduurzaming van een VvE spelen diverse technische, juridische en financiële onderwerpen. Deze onderwerpen zijn voor veel leden complex en veel (technische) termen zoals het aantal kWh zullen hen niets zeggen. Probeer alles zo helder mogelijk uit te leggen en maak zoveel mogelijk de vertaling naar wat het concreet voor leden betekent. Vermijd het gebruik van vaktermen. Toets of de presentatie of het verhaal begrijpelijk zijn door deze vooraf te geven aan iemand die niet in het vakgebied zit, bijvoorbeeld een kennis. Op die manier kunnen eventuele onduidelijkheden worden aangepast en verduidelijkt.

Sluit aan bij de behoeftes van leden en neem hun barrières weg

Leden kunnen verschillende behoeftes hebben als het gaat om de verduurzaming van hun woning, zoals lagere maandlasten, een comfortabelere woning of het voorkomen van kostbaar toekomstig onderhoud. Er zijn ook barrières om stappen te zetten op het vlak van verduurzaming. Ze zien bijvoorbeeld op tegen het gedoe (“Al die rommel en mensen die over de vloer komen”) of ze zijn onzeker over resultaten (“Wordt de woning nog wel warm?”, “Ben ik niet toch meer aan onderhoud kwijt?”).

Om aan te kunnen sluiten bij deze behoeftes en om barrières weg te kunnen nemen, is het belangrijk om in Stap 1 “Aanleiding en oriëntatie” inzicht te krijgen in die behoeftes en barrières van de leden van de VvE. Maak hiervoor een beknopte inventarisatie van de behoeftes van leden. Zie ook de bewonersinventarisatie.

Het is ook waardevol om stil te staan bij de verschillende typen leden, zoals eigenaar-bewoners, eigenaar-verhuurders, woningcoöperaties, jongeren versus ouderen, mensen met middelen en mensen zonder middelen. Elk type bewoner heeft zijn eigen specifieke belangen. Zorg dat deze leden tijdens een informatieavond worden bereikt door in het verhaal in te gaan op hun individuele belangen. Lees meer over verschillende belangen in Eigendomsverhoudingen.

Benadruk in de communicatie de daadwerkelijke voordelen van de verduurzamingsmaatregelen en blijf alert op de barrières en zorgen van leden. Bekijk ook de algemene tips voor communicatie. De voordelen kunnen bijvoorbeeld liggen op financieel gebied, onderhoud, comfort en gemak. Maak de voordelen helder en aantoonbaar.

Zorg dat partijen hun informatie op elkaar afgestemd hebben

Vaak zijn er op een informatieavond meerdere partijen die informatie geven aan leden. Het is belangrijk dat deze partijen consistente informatie geven en elkaar niet tegenspreken. Wanneer de informatie (op onderdelen) tegenstrijdig is, zal dit tot zorgen en twijfels leiden, zie ook algemene tips voor de communicatie.

Breng de kritische ‘experts’ in kaart

In veel VvE’s zijn er kritische ‘experts’. Dit kunnen echte experts zijn die vanuit hun beroep(sverleden) veel weten van het onderwerp. Het kunnen ook leden zijn die denken veel te weten, maar zich in de praktijk baseren op onjuiste of onvolledige informatie.
Het is belangrijk om vroegtijdig deze kritische leden van de VvE te identificeren. Dat kan bijvoorbeeld aan de hand van de bewonersinventarisatie.
Zorg dat de kritische experts van de juiste informatie worden voorzien door de aanwezigheid van deskundigen tijdens de informatieavond (bijvoorbeeld de procesbegeleider, de gemeente, financiële- en/of technische adviseurs) die een compleet verhaal met de juiste nuances kunnen brengen en vragen kunnen beantwoorden.

Het kan ook interessant zijn om juist deze kritische leden te betrekken bij een vervolg. Door deze leden een expliciete rol te geven worden zij serieus genomen en leveren ze een waardevolle en actieve bijdrage aan het proces, waarmee ze ook andere leden enthousiasmeren.

Geef een kernachtige presentatie over het onderwerp dat op de agenda staat
Per stap staan specifieke onderwerpen op de agenda. Bij iedere stap is een document ‘informatieavond’ beschikbaar waarin de onderwerpen staan benoemd die op dat moment op de agenda staan.

Zorg voor een kernachtige presentatie. Voorkom dat er teveel aandacht wordt gegeven aan (bouwkundige of technische) details. Leden moeten vertrouwen krijgen dat de gepresenteerde oplossing hen voordelen biedt. Details kunnen leiden tot allerlei vragen en onzekerheid bij leden, omdat ze zich niet kundig voelen. Ga niet teveel in op detailvragen. Geef aan dat dit later nog aan het betreffende lid kan worden toegelicht.

Zorg dat er alle ruimte en tijd is voor leden om vragen te stellen
Een informatieavond is dé avond om vragen en zorgen van leden weg te nemen. Reserveer daar dan ook ruim de tijd voor. Wees geduldig bij het beantwoorden van vragen. Door aan de voorkant van het proces voldoende tijd te investeren, worden vertragingen en mogelijke weerstand in het vervolg voorkomen.

Maak oplossingen en maatregelen concreet
Veel leden beschikken niet over technische kennis. Maatregelen en oplossingen zullen bij hen gaan leven op het moment dat deze concreet worden. Neem daarom materialen of demo-opstellingen (op schaal) mee, zodat leden deze kunnen zien en aanraken. Maak de consequenties van beslissingen specifiek voor individuele leden.

Laat zien wat anderen doen: toon goede voorbeelden
Mensen worden vaak overtuigd door de verhalen en ervaringen van anderen van wie ze vinden dat ze op hen lijken (sociale bewijskracht). Laat een bewoner van een andere VvE die een vergelijkbaar traject heeft meegemaakt zelf aan het woord. Laat deze bewoner zijn/haar ervaringen vertellen.

Benadruk het gezamenlijk belang
Binnen een VvE hebben leden verschillende belangen. Zo woont de één onder het dak en heeft daarom belang bij dakisolatie. Een ander woont op de begane grond en heeft belang bij vloerisolatie. Probeer te voorkomen dat het een discussie wordt waarbij ieder naar zijn eigen belang kijkt. Doelstelling is om met de renovatie zoveel mogelijk belangen te dienen. Bij grootschalige verduurzaming is dit het geval doordat verschillende onderdelen van het appartementencomplex worden gerenoveerd. Door dit punt zelf aan te snijden, kunnen vragen worden vermeden.

Stuur een helder, overzichtelijk verslag van de informatieavond
Stuur aan alle leden een helder, overzichtelijk verslag van de informatie en de gesprekken die tijdens de informatieavond aan bod zijn gekomen. Dit kunnen de leden gebruiken ter voorbereiding op de ALV. Als VvE-bestuur of -beheerder is het mogelijk om vinger aan de pols te houden in aanloop naar. de ALV door gesprekken aan te gaan met verschillende leden en zo te horen wat er leeft. Een goede communicatie in de periode tussen de informatieavond en de ALV is belangrijk. Zorg dat de benodigde informatieverstrekkers bereikbaar blijven voor vragen van leden.

Website by Webroots