Informatieavond en Algemene Ledenvergadering (stap 2): Besluit uitvoer technische verdiepingsanalyse, aanstellen van een procesbegeleider en mandaat voor selectie van offerte

Tijdens de informatieavond staan de volgende onderwerpen op de agenda:

• De resultaten van het haalbaarheidsonderzoek: Bij een haalbaarheidsonderzoek wordt een analyse van de technische en de financiële mogelijkheden van (vergaande) verduurzaming ten opzichte van de bestaande situatie in beeld gebracht.
• Voorstel over hoe verder te gaan: verder gaan op de huidige weg, nemen van enkelvoudige maatregelen of vergaand verduurzamen.

Indien er een voorstel wordt gedaan om vergaand te verduurzamen dan staan ook de volgende onderwerpen op de agenda:

• Voorstel om een technische verdiepingsanalyse te laten uitvoeren.
• Informeren van leden over de volgende stappen:
  • stap 3: Selectie uitvoerende partij voor de technische verdiepingsanalyse. Er moet een keuze worden gemaakt voor de partij die de verdiepingsanalyse uitvoert.
  • stap 4: uitvoer van een technische verdiepingsanalyse. Leg uit wat deze verdiepingsanalyse inhoudt, wat deze oplevert en welke kosten hieraan zijn verbonden.
• Keuze voor een bouwbedrijf of een bouwkundig adviesbureau
• Bij keuze voor een bouwbedrijf het laten uitvoeren van een second opinion
• Bespreken van het bedrag voor uitvoer van de technische verdiepingsanalyse waarvoor mandaat zal worden gevraagd aan de leden tijdens de ALV. Met dit mandaat kan het bestuur met de bouwcommissie een keuze maken uit de verschillende offertes, tot een bepaald bedrag.
• Aanstellen van een procesbegeleider: bespreek het belang van het aanstellen van een procesbegeleider en de kosten die hieraan verbonden zijn. Het is belangrijk deze uiteindelijk aan te stellen tot en met de oplevering. Het contract met deze persoon kan per stap verlengd worden, of het contract kan onder voorbehoud voor het hele proces gesloten worden. Zie Procesbegeleider.
• Bespreken van het nut van een bouwcommissie. Een bouwcommissie bestaat uit circa vijf bewoners en kan zorgen voor draagvlak binnen een VvE doordat de leden van de commissie betrokken zijn bij het proces en het kunnen uitleggen aan de andere leden. Doe een oproep voor deelname in de bouwcommissie.

Het is belangrijk dat leden het gevoel hebben hun eigen keuze te maken op basis van de haalbaarheidsonderzoek en niet door druk van anderen of externe partijen. Het is niet de bedoeling dat leden later op hun keuze terug komen.

De kosten voor een technische verdiepingsanalyse zijn vaak een flinke investering voor een VvE. Als een VvE daadwerkelijk over gaat tot renovatie kan deze investering worden meegenomen in de projectfinanciering via het Nationaal Warmtefonds (NWF). Een VvE moet dan ook een duidelijk beeld hebben over de verwachtingen rond een vergaande renovatie voordat ze tot dergelijke uitgaven besluiten. Na de informatieavond kan het bestuur bij diverse leden informeren hoe zij aankijken tegen de resultaten van het haalbaarheidsonderzoek.

Stuur de leden de volgende informatie:

• Samenvatting van de resultaten van het haalbaarheidsonderzoek.
• Informatie over het laten uitvoeren van een technische verdiepingsanalyse inclusief second opinion, financieel advies en doorrekenen van het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) op toekomstige ontwikkelingen.
• Eventueel inspirerende voorbeelden.
• Informatie over de keuze voor bouwbedrijf of bouwkundig adviesbureau.
• Informatie over het bedrag voor uitvoer van de technische verdiepingsanalyse waarvoor mandaat zal worden gevraagd.
• Informatie over het aanstellen van een procesbegeleider.
• Overzicht van leden die zich kandidaat hebben gesteld voor de bouwcommissie.
• Het verslag van de informatieavond.
• Een machtigingsformulier: verzoek de VvE-leden die niet aanwezig kunnen zijn om iemand te machtigen door het formulier ingevuld retour te zenden.

Voeg de contactgegevens toe van de persoon/personen die bereikt kan worden voor aanvullende vragen (zie tips voor de algemene communicatie).

Stuur de verslaglegging naar de VvE-leden. Zo is iedereen, ook de VvE-leden die niet aanwezig waren tijdens de informatieavond, volledig op de hoogte.

Tijdens deze ALV staan de volgende onderwerpen ter besluitvorming op de agenda:

• Voorstel voor laten uitvoeren van een technische verdiepingsanalyse inclusief second opinion..
• Voorstel voor aanstellen van een procesbegeleider.
• Voorstel over de uitvoer door het bouwbedrijf of een bouwkundig adviesbureau.
• Voorstel voor het mandaat voor selectie van een offerte voor uitvoer van de technische verdiepingsanalyse, tot het gespecificeerde maximum bedrag.
• Voorstel voor wie er deelneemt aan de bouwcommissie indien er zich meer leden hebben opgegeven dan het beoogde aantal deelnemers.
• Voorstel voor een reservering van de kosten voor het financieel advies en het doorrekenen van het MJOP op toekomstige ontwikkelingen (door een VvE-beheerder).