Bewonersinventarisatie: Inzicht in de wensen van bewoners

Benoem het doel van de vragenlijst
Het invullen van de vragenlijst kost tijd van bewoners. Het is daarom belangrijk dat ze weten wat het invullen van de vragenlijst hen oplevert. Geef aan dat inzicht in de wensen van bewoners van belang is om het plan op hun wensen aan te kunnen laten sluiten.

Houd de vragenlijst zo beknopt mogelijk
Mensen zijn veelal druk met allerlei zaken en hebben weinig tijd om een vragenlijst in te vullen. Zorg daarom dat de vragenlijst in maximaal 15 minuten is in te vullen.

Op papier of digitaal
De vragenlijst kan op papier of digitaal aan bewoners worden aangeboden. Een digitale vragenlijst heeft als voordeel dat alle antwoorden direct digitaal beschikbaar zijn. Nadeel van een digitale vragenlijst is dat het opzetten tijd en/of geld kost. Ook zijn er bewoners voor wie een digitale vragenlijst mogelijk een drempel is om hem in te vullen.

Een papieren vragenlijst is voor sommige bewoners eenvoudiger in te vullen. Nadeel van een papieren vragenlijst is dat het verwerken van alle antwoorden handmatig moet gebeuren. Dit kost tijd.

Breng de vragenlijst bij de bewoners onder de aandacht. Kies communicatiemethoden die passen bij de bewoners in de VvE. Communiceren bewoners voornamelijk digitaal? Of via papier? Zorg dat wordt aangesloten bij de communicatievoorkeuren van bewoners, zodat de inventarisatie door zoveel mogelijk bewoners wordt ingevuld.

Omgaan met persoonsgegevens
Door de vragenlijst anoniem in te laten vullen, is de drempel lager om de vragenlijst in te vullen. Er zit ook een nadeel aan. Doordat het niet bekend is wie welke antwoorden heeft gegeven is het ook niet mogelijk om in gesprek te gaan met deze bewoners voor meer toelichting.

Het is ook mogelijk om de vragenlijst niet-anoniem in te laten vullen, zodat deze mogelijkheid er wel is. Er is ook nog een tussenvorm mogelijk waarbij om toestemming wordt gevraagd om contact met hen op te nemen. Neem dan een extra vraag op: “Mogen we met u contact opnemen? Vul dan uw e-mailadres in.”

Op het moment dat bewoners persoonsgegevens delen, dan heeft u te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG stelt eisen aan het verzamelen, opslaan en verwerken van persoonsgegevens.

Wellicht is het omgaan met persoonsgegevens al eerder geregeld via de VvE.
Mocht dit nog niet geregeld zijn, lees dan meer over de privacyverklaring.

Stuur een herinnering of ga even langs
Geef bewoners maximaal twee weken de tijd om de vragenlijst in te vullen. Stuur na een week een herinnering (schriftelijk en/of digitaal). Ga eventueel persoonlijk langs bij bewoners die de vragenlijst nog niet hebben ingevuld.

Presentatie op informatieavond
Als een externe partij de inventarisatie heeft gedaan, delen zij de resultaten van de bewonersinventarisatie schriftelijk met het VvE-bestuur of de VvE-beheerder. Het VvE-bestuur of de VvE-beheerder stellen de bewoners bij voorkeur op de hoogte van de resultaten met een presentatie op dezelfde informatieavond waarop de bewoners ook worden geïnformeerd over het plan om een haalbaarheidsanalyse uit te voeren.

Gegevens

[Optioneel Naam]

Inleiding

Het VvE-bestuur is gestart met een eerste oriëntatie naar mogelijke maatregelen om het energieverbruik te verlagen, de onderhoudstoestand van het gebouw te verbeteren én het comfort in de woningen te verhogen. We vinden het belangrijk om te weten wat er bij bewoners leeft.
Noot: indien de inventarisatie wordt uitgevoerd door een externe partij dan dient de tekst te worden aangepast. Alternatieve tekst: “Het VvE-bestuur vindt het belangrijk om te weten wat er bij bewoners leeft. Het VvE-bestuur heeft <naam organisatie> gevraagd een onderzoek hiernaar te doen.”

Wat vindt u van uw woning, het gebouw en de omgeving? Welke zaken vindt u prettig? En welke zaken niet?

Het invullen van de vragenlijst duurt maximaal 15 minuten [optioneel: en is anoniem].

Algemeen

Wat vindt u ervan dat het VvE-bestuur is gestart met een eerste oriëntatie naar maatregelen om het energieverbruik te verlagen, de onderhoudstoestand van het gebouw te verbeteren én het comfort in de woningen te verhogen?

Woning

Wat vindt u prettig aan uw woning?

Waarover bent u niet tevreden?

Welke wensen heeft u?

Gebouw

Wat vindt u prettig aan het gebouw?

Waarover bent u niet tevreden?

Welke wensen heeft u?

Omgeving

Wat vindt u prettig aan de omgeving?

Waarover bent u niet tevreden?

Welke wensen heeft u?

Tot slot

Heeft u nog tips of suggesties?

[Optioneel] Mogen we contact met u opnemen? Vul dan uw e-mailadres in: ……..