Voorbereiden door gemeentes

Laatst gewijzigd op:

Checklist

Herken jij je in één of meerdere punten van deze checklist? Dan zit je hier op de goede plek.

  • Ik zit in de opstartfase van het participatieproces.
  • Ik start net met het in kaart brengen van de doelen van participatie en belanghebbenden.
  • Ik ben bezig met het creëren van bestuurlijk draagvlak.
  • Ik ga binnenkort een start maken met de rolverdeling.

Hoe ga je aan de slag?

Je gaat aan de slag met het voorbereiden van het participatieproces binnen de warmtetransitie. Bij hoe ga je aan de slag staan veelvoorkomende uitdagingen die komen kijken bij het voorbereiden van een goed participatieproces. Je vindt hier ook ervaringen uit de praktijk van andere gemeentes, tips hoe je een goede voorbereiding vormgeeft en tools die je daarbij helpen. Onder rolverdeling zie je welke taken je vanuit de gemeente het beste zelf kunt oppakken en welke je kunt uitbesteden.

Uitdaging: Binnen de gemeente doelen bepalen van het participatieproces

Bewonersparticipatie is een kernonderdeel bij het verduurzamen en aardgasvrij maken van wijken. Als bewoners niet meedoen in de transitie, kan een wijk immers niet van het aardgas af. Bewoners kunnen (nog) niet bij wet gedwongen worden hun woning te verduurzamen en aardgasvrij te maken. Er moet een visie gevormd worden op de positie van bewoners bij het proces van de warmtetransitie. Het is aan te bevelen om bewoners al vroeg actief te betrekken. Zo krijgen ze de tijd om een mening te vormen en eventueel ook zelf actief te worden (zie voor meer informatie en achtergrond ook: Woningen aardgasvrij: wat drijft en remt bewoners? | TNOSamen werkt het beter: bewonersparticipatie in de wijkaanpak | TNO).

Hoe je vanuit de gemeente vorm en inhoud geeft aan de regierol, is bepalend voor de invulling van bewonersparticipatie. De rol van de gemeente kan top-down, sturend, coördinerend en uitvoerend zijn (zie voor meer informatie ook: Regierol gemeente bepalend in de transitie naar aardgasvrije wijken | TNO). Er kan een gedetailleerde uitwerking van het toekomstige energiesysteem zijn (besturen) of juist ruimte zijn voor bottom-up initiatieven. In dat geval is de gemeentelijke rol voornamelijk faciliterend en informerend en initiatieven het toekomstige energiesysteem bepalen (laveren). Een navigerende regierol (navigeren) biedt zowel ruimte voor een top-down als een bottom-up aanpak. De navigerende rol is zowel sturend als monitorend, waarbij spelregels en randvoorwaarden zijn opgesteld voor het toekomstige energiesysteem. Uit het TNO onderzoek ‘Samen werkt het beter’ blijkt dat verschillende gemeentes gebruik maken van deze tussenweg: het navigerende regiemodel. (Samen werkt het beter: bewonersparticipatie in de wijkaanpak | TNO).

Bekijk ook het afwegingskader voor het kiezen van een strategische rol: Afwegingskader voor de keuze van een regierol – Programma Aardgasvrije Wijken

Bepaal vanuit de gemeente vooraf wat het doel is van het bewonersparticipatietraject, zodat er een eenduidig beeld ontstaat van wat participatie is. Drie hoofdredenen zijn:

  • Mensen betrekken bij het democratische proces;
  • Het vergroten van draagvlak voor een plan;
  • Het verbeteren van de kwaliteit en effectiviteit van een plan.

Ook andere betrokkenen, zoals lokale initiatieven en bewoners, kunnen een verschillend beeld hebben bij het begrip “participatie” en het belang hiervan. Door hier expliciet met elkaar over van gedachten te wisselen, kan miscommunicatie worden voorkomen en kan er samen gezocht worden naar de gewenste invulling van participatie.

Het Kennisknooppunt Participatie schreef in een snelstudie meer over de verschillende doelen van participatie. Snelstudie participatie | Kennisknooppunt Participatie

De mate waarin bewoners kunnen participeren, kan verschillen per gemeente en per fase in het proces van de warmtetransitie. Bewonersparticipatie wordt vaak onderverdeeld in verschillende niveaus van de participatieladder. De participatieladder bevat acht treden, van “geen participatie” tot “eigendom”. De geschikte trede is afhankelijk van de situatie en het te behalen doel. De participatieladder helpt je om voor de verschillende fases in het participatieproces te bepalen welk niveau van participatie het beste past voor jouw situatie (Naar een gezamenlijke keuze van willen en kunnen bij het aardgasvrij maken van wijken – Overlegorgaan Fysieke Leefomgeving).

Zorg dat je als gemeente scherp krijgt waar bewoners wel of niet over kunnen meedenken. Soms zijn bepaalde besluiten al genomen. Als bijvoorbeeld de gemeenteraad de keuze heeft gemaakt om een wijk aardgasvrij te maken, is dat een randvoorwaarde waar bewoners niet meer over kunnen beslissen. Over hoe daar invulling aan gegeven moet worden, kunnen zij mogelijk nog wel meebeslissen. Het moet voor bewoners duidelijk zijn wat hun rol is en waar ze wél en waar zo níet over kunnen meebeslissen.

Voor het slagen van een participatieproces moeten er goede verbindingen worden gemaakt tussen burgers, politici, bestuurders en ambtenaren. Is het participatieproces goed ingebed geraakt in de bestaande processen van besluitvorming en politieke afweging?

Het Kennisknooppunt Participatie heeft een handreiking ontwikkeld met praktische handvatten voor het betrekken van politici en bestuurders in participatieprocessen. Handreiking Participatie #5 (kennisknooppuntparticipatie.nl).

Zorg dat je als gemeente scherp krijgt waar bewoners wel of niet over kunnen meedenken. Soms zijn bepaalde besluiten al genomen. Als bijvoorbeeld de gemeenteraad de keuze heeft gemaakt om een wijk aardgasvrij te maken, is dat een randvoorwaarde waar bewoners niet meer over kunnen beslissen. Over hoe daar invulling aan gegeven moet worden, kunnen zij mogelijk nog wel meebeslissen. Het moet voor bewoners duidelijk zijn wat hun rol is en waar ze wél en waar zo níet over kunnen meebeslissen.

Uitdaging: Omgaan met beperkte tijd, capaciteit en middelen bij de gemeente

Met name kleinere gemeentes hebben beperkte tijd, capaciteit en middelen in huis om participatie binnen de warmtetransitie (volledig) zelf in goede banen te leiden. Bedenk daarom: samen kom je verder dan alleen. Andere partijen die betrokken zijn bij de warmtetransitie kunnen je als gemeente ondersteunen in het participatieproces: bijvoorbeeld woningcorporaties, maar ook bewoners zelf en bewonersinitiatieven.

De gemeente kan het initiatief nemen bij het starten van bewonersparticipatie binnen de warmtetransitie. We zien echter dat bewoners die zich in burgercollectieven of (energie)coöperaties hebben georganiseerd vaak zelf de samenwerking met de gemeente opzoeken.

Neem als gemeente dan een ondersteunende rol op je, door bijvoorbeeld kennis te delen, ruimte of een netwerk beschikbaar te stellen, het verzorgen van communicatie rond een project of door subsidie te verstrekken. In de praktijk is al veel ervaring opgedaan door en met bewonersinitiatieven in de warmtetransitie. Lees meer over praktijkvoorbeelden, geleerde lessen en informatie omtrent bewonersinitiatieven in de warmtetransitie. Lees meer over vier succesvolle casussen van burgerinitiatieven voor buurtwarmteprojecten die laten zien hoe ze samen collectieve buurtwarmte organiseren.

Een gemeente kan bewonersparticipatie stimuleren door ruimte te bieden, een explicietere rol te geven aan collectieven en doelstellingen onderling met elkaar in lijn te brengen. Gemeentes moeten daarvoor intern over domeinen heen kunnen samenwerken om gebruik te maken van koppelkansen. Gemeentes dienen consistentie te bewaken in de samenwerking en communicatie met een collectief , zonder te veel wisselende aanspreekpunten of samenwerkingspartners vanuit de gemeente (De kracht van het collectief | Energy.nl).

Een goede samenwerking is van belang voor het succes van collectieven. Problemen in de samenwerking kunnen zorgen voor knelpunten in het realiseren van hun doelen. Collectieven hebben in het verleden soms ervaren dat de integrale samenwerking tussen domeinen binnen de gemeente niet altijd optimaal is, terwijl collectieven zelf wel in de breedte kijken naar wat er leeft. Lees meer over de succesfactoren voor samenwerking tussen bewonersinitiatieven en gemeentes in de lokale warmtetransitie en ervaringsverhalen van de zoektocht naar die samenwerking.

Als gemeente kun je voor een integraal beleid inspiratie halen uit de manier waarop collectieven kijken naar wat er leeft en hoe zaken met elkaar samenhangen. Voor de gemeente is het wel belangrijk om te kijken hoe initiatieven passen bij de eigen doelstellingen en om te onderzoeken welke rol de gemeente wil innemen in het participatieproces. Zorg voor heldere rollen en duidelijke communicatie hierover om verwarring te voorkomen op een later moment in het proces.

De coöperatie Energiek Nagele besloot samen met een aantal partners een prijsvraag uit te zetten om ideeën op te halen voor hernieuwbare energie en om de leefbaarheid in het dorp te vergroten. Er werden enkele voorwaarden gesteld. Zo moesten de ideeën meer omvatten dan alleen bestaande technieken (wind, zon en aardwarmte) en moesten de ideeën daadwerkelijk toepasbaar zijn. Op deze manier kon iedereen meedenken. Het winnende ontwerp kwam van ‘Nagele in Balans’, een innovatief concept waarbij woningen energie krijgen met een centrale seizoensopslag voor warmte. De prijsvraag was een goede manier om bewoners bewust te maken van en te betrekken bij de plannen naar aardgasvrij. Het concept vormt de basis van het plan voor de proeftuin binnen het Programma Aardgasvrije Wijken en wordt vanaf 2019 in de praktijk gebracht (Het project – Energiek NageleNagele ‘off the grid’: plan Nagele in Balans wint prijsvraag Energielab Nagele – Architectuur Lokaal (arch-lokaal.nl)).

In Utrecht organiseerde de gemeente een ‘Expeditie Warmte’, waarbij bewonersinitiatieven zelf de mogelijkheden verkenden voor lokale warmtebronnen van lage temperatuur voor een kleinschalig buurtwarmtenet. Bewonersinitiatieven uit vijf verschillende wijken werden in contact gebracht met onafhankelijke experts en marktpartijen. Tijdens werkateliers werden de ideeën in teams verder uitgewerkt. Bij het schrijven van conceptplannen namen de marktpartijen het technische en financiële gedeelte van het plan voor hun rekening en de bewoners het gedeelte van participatie en communicatie. De conceptplannen werden gepresenteerd aan experts. De deelnemers kregen tips en adviezen voor de verdere uitwerking. Uiteindelijk beoordeelde een jury de plannen en de drie winnende teams ontvingen budget om hun plan verder uit te werken.

Uitdaging: Een goed team samenstellen

Het samenstellen van een goed team om met de wijkaanpak aan de slag te gaan is essentieel. In onderzoek van TNO naar het betrekken van bewoners in acht proeftuinen werd tijdens interviews gevraagd wat een team sterk maakt. Daaruit kwam naar voren dat karaktereigenschappen van teamleden, goede expertise en het afstemmen van de kwaliteiten van de teamleden op de fase waarin de proeftuin en/of gemeente zich bevindt van groot belang zijn. Uit hetzelfde onderzoek bleek dat er vraag is naar (technische) kennis en expertise die gemeentes niet altijd binnen de eigen organisatie in huis hebben. Om die reden is het voor veel proeftuinen lastig in te schatten of uitvoerende partijen wel de juiste vakbekwaamheid hebben om de nieuwe technieken toe te passen.

De transitie naar een aardgasvrije wijk vraagt om kennis en ervaring vanuit diverse disciplines, zoals communicatie, techniek, beleidsvorming, juridisch, financieel en projectleiding. Het leren kennen van elkaar en elkaars achtergrond is een aandachtspunt, want in een multidisciplinaire samenwerking is het niet altijd vanzelfsprekend dat men dezelfde taal spreekt.

Samen werkt het beter: bewonersparticipatie in de wijkaanpak | TNO

In de proeftuinen werken verschillende partijen (zoals gemeentes, bewonerscoöperaties, woningcorporatie, warmtebedrijven en consortia van adviseurs, aannemers en installateurs) met elkaar samen. De belangen en doelstellingen van partijen komen niet altijd overeen. Ook als partijen duidelijke afspraken maken en zich committeren aan vooraf gestelde doelen kan gaandeweg de uitvoering het commitment van partijen anders blijken dan gedacht. Het is belangrijk om hier regelmatig, expliciet bij stil te staan. (Samen werkt het beter: bewonersparticipatie in de wijkaanpak | TNO).

Rolverdeling

Tijdens de voorbereiding van het participatieproces is het belangrijk om goed na te denken welke partijen je wilt betrekken en op welk moment. Ook moet je als gemeente nadenken over de positie die je wilt innemen ten opzichte van andere belanghebbenden. De praktijkervaringen en tips helpen bij het nadenken over de rolverdeling in het participatieproces.

Door aan te sluiten bij de doelstellingen van bewoners, kan een bewonerscollectief zorgen voor draagvlak en rekenen op steun. Het faciliteren van een bewonersinitiatief kan (kleinere) gemeentes dan ook helpen om breder draagvlak te creëren. Vanuit de gemeente kun je actief stimuleren dat er bewonersinitiatieven van de grond komen om zo het draagvlak van aardgasvrije maatregelen te vergroten (Platform31 kennis- en netwerkorganisatie voor stad en regio – Kleine gemeentes aan de slag met de energietransitie). Dit kan bijvoorbeeld door een werkgroep hulp en ondersteuning te bieden waardoor het uitgroeit tot een energiecoöperatie. Je kunt een bewonersinitiatief ook financiële ondersteuning en toegang tot netwerken bieden. Lees meer over de stappen die bewonersinitiatieven doorlopen in het vormen van een collectief en het nemen van energiebesparende en duurzame maatregelen.

Uit interviews die TNO met zes gemeentes heeft gevoerd (Gemeentelijke besluitvorming warmtenetten Lessen op basis van casussen | TNO Publications), bleek dat sommige gemeentes zich afhankelijk voelen van het warmtebedrijf dat al actief is in de gemeente. Zij hebben vaak het alleenrecht op het bestaande net. Hierdoor kan uitbreiding van het net alleen met dat bedrijf plaatsvinden. Uit de interviews zijn de volgende afhankelijkheden naar voren gekomen:

  • Bestaande afspraken beperken de keuze voor een warmtebedrijf;
  • Bestaande exploitanten stellen hun netten niet open voor nieuwkomers en staan niet toe dat uitbreidingen door derden gekoppeld worden aan hun netten;
  • Bestaande warmtebedrijven hebben een kennisvoorsprong, zowel technisch (wat kan in deze wijk) als economisch (hoe ziet de businesscase eruit) ten opzichte van de gemeente.

Ook als je als gemeente een sterke afhankelijkheid ervaart, is het belangrijk om je wel onafhankelijk te blijven opstellen van het warmtebedrijf. Dat is alleen mogelijk als er voldoende kennis en kunde beschikbaar is, op onder meer technisch, economisch en juridisch gebied.

Probeer de rolverdeling scherp te krijgen. Wie wil de gemeente betrekken in de samenwerking in de wijkaanpak? Bij welke initiatieven wil de gemeente zich aansluiten? Wie moeten in welke fase betrokken worden? Neem de rolverdeling op in het participatieplan.

In opdracht van de gemeente Zwolle hebben Energie Samen|Buurtwarmte en DRIFT de leiding over een Community of Practice. Tijdens een leertraject op maat werken gemeenteambtenaren die betrokken zijn bij de warmtetransitie en burgerparticipatie samen met vertegenwoordigers van bewonersinitiatieven binnen de lokale warmtetransitie. Het doel is om een goede manier van samenwerken te vinden, door elkaar beter te leren begrijpen, de positie van bewonersinitiatieven in de warmteketen te versterken en gezamenlijk stappen te zetten, ondanks dat er nog veel onzeker is.

De Zwolse Community of Practice heeft al geleid tot aanpassingen op de warmteketen en de gemeentelijke Transitievisie Warmte (Bewonersinitiatief in de warmtetransitie – Participatiecoalitie deelt 20 lessen uit de praktijk – De Participatiecoalitie). Inmiddels zijn de geleerde lessen van deze Community of Practice in kaart gebracht.

Het Overlegorgaan Fysieke Leefomgeving (OFL) heeft initiatieven en experts op het gebied van participatie en de energietransitie in kaart gebracht. Het OFL geeft aan dit te hebben gedaan om te voorkomen dat nieuwe initiatieven en bestaande initiatieven het wiel opnieuw gaan uitvinden. Benieuwd welke partijen en participatie-initiatieven er zijn? Bezoek dan: Netwerkanalyse: participatie in de energietransitie – Overlegorgaan Fysieke Leefomgeving

In deze fase wordt vaak verkend welke rollen partijen willen en kunnen aannemen. Het Overlegorgaan Fysieke Leefomgeving heeft hiervoor het Empowerment Raamwerk voor participatie (PDF) ontwikkeld. Empowerment omvat willen en kunnen. ‘Kunnen’ kan worden onderverdeeld in verschillende groepen middelen, die belangrijk zijn om je initiatief tot een succes te maken. Deze onderverdeling kan je helpen in je samenwerking, door te bespreken welke middelen jijzelf of de ander wel of niet tot je beschikking hebt. Bij ‘willen’ gaat het over jouw motieven (of over de motieven vanuit jouw organisatie) en wat anderen motiveert.

Het Overlegorgaan Fysieke Leefomgeving ontwikkelt ook een digitale empowermentscan voor participatie. Empowermentscan voor participatie: zien wat de ander kan en wil – Overlegorgaan Fysieke Leefomgeving

Uit ervaring bij de proeftuinen blijkt dat de rol die bewonerscoöperaties innemen verschilt. Soms is de bewonerscoöperatie in de lead, terwijl in andere gevallen coöperaties of samenwerkingspartners voor een bepaald onderwerp/deel (zoals communicatie) verantwoordelijk zijn. Gemeentes gebruiken in dit geval vaak een zogenaamd navigerend regiemodel waarbij zij een top-down en bottom-up aanpak combineren (Regierol gemeente bepalend in de transitie naar aardgasvrije wijken | TNOSamen werkt het beter: bewonersparticipatie in de wijkaanpak | TNO).

In projecten gericht op het aardgasvrij maken van wijken hebben bewoners verschillende rollen. Naast burger zijn bewoners ook klant. In veel wijken zullen mensen kosten moeten maken om bijvoorbeeld hun woning te (laten) isoleren of een warmtepomp of een elektrische kookplaat aan te schaffen. Maar bewoners hebben als burger bepaalde rechten en verwachtingen ten aanzien van de overheid. Bewoners wisselen deze twee rollen af. Zorg er daarom voor dat bewonersparticipatie naast burgerschapsaspecten (zoals het recht op informatie en een overheid die luistert naar burgers en verantwoording aflegt) ook klantaspecten omvat (zoals een aantrekkelijk aanbod en kwaliteit van producten en diensten). Samen werkt het beter: bewonersparticipatie in de wijkaanpak | TNO