Lokale warmtenetten: hoe zorg je voor regie, coördinatie en afstemming?
Besluitvormingsprocessen voor toekomstbestendige energiesystemen in de gebouwde omgeving

Er is regie, coördinatie en afstemming nodig. Daarvoor hebben alle betrokken partijen inzicht nodig in:

• hoe worden besluiten nu genomen?
• om welk type besluiten gaat het?
• onder welke omstandigheden en condities worden deze besluiten genomen?
• welke middelen zijn er nodig (bijvoorbeeld kennis of geld) om tot realisatie van een warmtenet te komen?

Met behulp van de ENABLER-methode is voor vier cases het besluitvormingsproces in kaart gebracht en zijn de knelpunten geïdentificeerd. Deze vier cases betreffen wijken waar een besluitvormingsproces plaatsvindt over een publiek warmtenet of met een trekkende rol voor een lokaal initiatief. De cases bevinden zich in Den Haag, Zaanstad, Haarlem en Amsterdam.

Knelpunten in de besluitvormingsprocessen

Uit het onderzoek kwamen diverse knelpunten naar voren voor lokale besluitvorming in relatie tot de warmtetransitie . Zo is de capaciteit bij de gemeenten en de lokale warmtebedrijven beperkt op het gebied van integrale planvorming, de (technische) uitvoering en het beheer. Er spelen grote financiële onzekerheden en er is een oneerlijke verdeling van de risico’s van innovatie. Die oneerlijke verdeling van de risico’s zorgt ervoor dat partijen terughoudend zijn als het gaat om investeringen in innovatieve oplossingen. Dit leidt tot vertraging in het besluitvormingsproces.

Uit het onderzoek volgen verder nog vier knelpunten die vragen om betere afstemming binnen en tussen organisaties. Naast de knelpunten worden in het rapport een aantal aanbevelingen genoemd waarmee deze knelpunten kunnen worden overbrugd.

Afstemming tijdlijnen van besluitvorming

In alle cases werd ervaren dat tijdlijnen van besluitvorming bij de verschillende actoren niet goed op elkaar zijn afgestemd. Zo komt het voor dat vastgoedontwikkelaars en de warmteleverancier, ook na aanbesteding van de warmtevoorziening, moeten wachten op de gemeente voor de ontwikkelvisie voor het gebied. De ontwikkelvisie is nodig om het definitieve ontwerp van het warmtesysteem en de te ontwikkelen gebouwen vorm te geven.

Afstemming rollen en verwachtingen

Zowel de benodigde kennis voor de besluitvorming als de verantwoordelijkheden en het mandaat om besluiten te nemen is versnipperd binnen en tussen partijen. Dit kan bijvoorbeeld vertraging veroorzaken bij de uitbreiding van het warmtenet met nieuwe aansluitingen, omdat onduidelijk is waar de rol is belegd om nieuwe aansluitingen te realiseren. De mismatch in rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen ontstaat onder andere doordat de verantwoordelijkheden niet opgenomen zijn in de governance van het warmtenet, of omdat de governance niet meer aansluit op de hedendaagse behoefte van het warmtenet.

Afstemming kennisontwikkelingen borging van kennis

Er zijn twee knelpunten geconstateerd als het gaat om kennis. Ten eerste zijn er waargenomen kennishiaten: de kennis is er wel, maar dat dat is niet bij iedereen bekend. Dit ontstaat door een gebrek aan continuïteit in de kennisborging bij de gemeente. Ten tweede zijn er feitelijke kennishiaten, waarbij de kennis ontbreekt of nog niet beschikbaar is. Het gaat bijvoorbeeld om kennis over nieuw beleid of nieuwe technologieën.

Aanbevelingen besluitvorming publieke warmtenetten

Om de besluitvorming van publieke warmtenetten te verbeteren, worden de volgende aanbevelingen gedaan:

• Breng de besluitvorming van betrokken partijen en de afhankelijkheden daartussen tijdig in kaart.Doe dit samen met de actoren, definieer samen de toekomstige gewenste situatie en maak een overzicht van de betrokken actoren en hun individuele besluitvormingsprocessen op de weg daarnaartoe. De ENABLER-methodiek kan hierbij behulpzaam zijn.
• Creëer bewustzijn bij de verschillende partijen over verschillende typen besluiten en de consequenties van deze besluiten op de voortgang in de warmtetransitie. Dit met het doel om het eigenaarschap van de besluiten te beleggen bij de juiste partijen en daar meer duidelijkheid in te creëren voor de overige actoren.
• Ga vroegtijdig en continue investeren in het bouwen van vertrouwen tussen partijen.Vertrouwen vergroot de kans op betere afstemming onderling, meer kennis- en informatiedeling en bereidheid tot échte samenwerking en het delen van risico’s. Leg gezamenlijk vast onder welke voorwaarden de partijen samenwerken aan een warmteoplossing, wat je van elkaar nodig hebt in het proces en welke cruciale momenten je voorziet in de besluitvorming.

Werk aan een collectieve kennisbasis en het verbeteren van de uitwisseling van kennis. Dit kan door het aanstellen van een kennisintermediair (een kennisintermediair is een rol die ondersteunt in de collectieve kennisbasis door het combineren van de identificatie van de kennisbehoefte en -hiaten, het organiseren van activiteiten om bestaande kennis uit te wisselen, te valideren en te bundelen en om gezamenlijk ontbrekende kennis te genereren; zie voor meer uitleg ook Afstemming complexe besluitvorming in de energietransitie). De kennis die samen wordt opgebouwd moet van hoge kwaliteit zijn en gezamenlijk worden gevalideerd. Kennisuitwisseling kan bijdragen aan het voorkomen van de mismatch tussen partijen met mandaat, verantwoordelijkheid en middelen en partijen met de juiste kennis. Afstemming complexe besluitvorming energietransitie