Burgerbetrokkenheid bij beleidsvorming

Versnipperde kennis en onduidelijke borging

Uit het onderzoek komen  meerdere barrieres naar voren die een goede verankering van burgerparticipatie in beleidsprocessen belemmeren.

• In de uitvoering van beleid wordt burgerparticipatie als zinvol ervaren, maar het nut van burgerparticipatie voor nationale beleidsvorming is niet altijd duidelijk. Nationaal energie- en klimaatbeleid raakt vaak niet direct aan de leefomgeving van burgers en betreft complexe onderwerpen die kennis vereisen en niet eenvoudig te communiceren zijn. Daarbij zijn uitkomsten uit de praktijk ook weer moeilijk terug te ‘vertalen’ naar beleid.
• Beleidsmedewerkers en leidinggevenden hebben de perceptie dat burgerparticipatie tijdsintensief en omvangrijk is.
• De inzet van burgerparticipatie en het verwerken en terugkoppelen van participatie-uitkomsten is niet structureel geborgd in de beleidsorganisatie.
• Beleidsmedewerkers hebben behoefte aan interne steun en de benodigde middelen – tijd, capaciteit en budget – om burgerparticipatie daadwerkelijk in te zetten en de resultaten te benutten.
• De inzet van participatietrajecten is vaak lastig door  de korte, veranderende en politieke cyclus van beleidsvorming en door gebrek aan concrete handvatten.
• Het ministerie beschikt over kennis over burgerparticipatie, maar deze kennis is verspreid over verschillende directies en moeilijk te vinden.
• Het inzetten van burgerparticipatie in de praktijk is uitdagend, door bijvoorbeeld wantrouwen, oud zeer, duidelijke meningen en participatiemoeheid. Ook hebben medewerkers moeite met de afweging welke resultaten wel of niet meegenomen moeten worden en op welke manier.
• Participatietrajecten zijn niet gericht op benutting voor nationale beleidsvorming, terwijl de benutting van uitkomsten sterk afhangt van de participatievorm, de timing en de betrokkenen.
  

Acht concrete verbetergebieden

Mogelijke verbeteringen liggen in acht concrete clusters van oplossingsrichtingen. Deze variëren van praktische hulpmiddelen tot organisatorische veranderingen:

1. Burgerparticipatie voor abstract en hoog-over beleidsvorming

Er is behoefte aan tijd en ruimte voor de ontwikkeling van concrete kennis, ondersteuning en tools voor de inzet van burgerparticipatie, voor communicatie-ondersteuning bij het ‘simpel’ uitleggen van complexe onderwerpen, en voor snelle en laagdrempelige toetsing op begrijpelijkheid.

2. Interne perceptie op burgerparticipatie

Door goede en minder goede voorbeelden van burgerparticipatie te bespreken binnen alle teams en vast te leggen op een centrale plek, kan het nut ervan duidelijk worden gemaakt. Het creëren van overzichten van verschillende participatiemethoden, inclusief wanneer ze het beste kunnen worden ingezet, wat ze opleveren en wat ze kosten aan tijd, geld en capaciteit, helpt bij het maken van betere afwegingen.

3. Inpassing in de beleidscyclus

Participatie moet zich nu vaak schikken naar beleidsprocessen en er is niet altijd ruimte voor zinvolle trajecten. Structurele borging van participatie-trajecten in de beleidscyclus is nodig, met concrete handvatten en stappenplannen voor elke fase als aanvulling op het Beleidskompas. Dit vereist interne steun vanuit de directie, het management en de minister.

4. Intern mandaat

Door gebrek aan verplichting en duidelijke doelstellingen wordt burgerparticipatie sneller terzijde geschoven, zeker als er gebrek is aan tijd, capaciteit en budget. Meer commitment vanuit het MT en de directies is nodig. Dit kan worden getoond door duidelijke doelstellingen, prioriteit en het toekennen van middelen. Ook meer vertrouwen in de expertise van beleidsmedewerkers en ruimte om te experimenteren met nieuwe methoden kan de inzet van burgerparticipatie stimuleren.

5. Organisatie van kennis en ervaring

Er moeten duidelijke keuzes worden gemaakt over hoe kennis en ondersteuning voor burgerparticipatie worden geborgd – bijvoorbeeld door een centrale plek, een specifiek cluster of participatie-experts per directie. De aanwezige kennis en expertise moet goed te vinden zijn en er moet expliciet tijd worden vrijgemaakt om kennis te ontwikkelen en delen. Het basisbewustzijn en basiskennis over burgerparticipatie kunnen worden verbeterd door middel van voorlichting voor alle medewerkers.

6. Structurele borging van benutting van participatie-uitkomsten

Om gericht input op te halen voor benutting in beleidsvorming moet burgerparticipatie worden ingericht met een specifiek doel en kaders en op het juiste moment in het beleidsproces. Structurele evaluatie en doorvertaling naar beleid zijn essentieel, evenals heldere terugkoppeling naar deelnemers en het bredere publiek over wat er met uitkomsten is gedaan.

7. Bereiken van specifieke groepen burgers

Met name jongeren en het ‘stille midden’ worden genoemd als doelgroepen die moeilijk te bereiken zijn. Er is behoefte aan ondersteuning bij het bereiken van specifieke doelgroepen  en aan ruimte om te experimenteren met andere, vernieuwende participatiemethoden. Dit kan helpen om representatieve participatie te realiseren waarbij verschillende perspectieven aan bod komen.

8. Documentatie van participatietrajecten

Door middel van een checklist voor het vormgeven van participatietrajecten en een gestandaardiseerd format voor documentatie kan gezorgd worden voor betere transparantie, leereffecten en de mogelijkheid voor burgers om terug te zoeken wat er met hun inbreng is gebeurd.

Zie ook Geleerde lessen van een nationaal burgerdialoog klimaat en energie Geleerde lessen van een nationaal burgerdialoog klimaat en energie