Doel van de ALV

Als voor een volgende stap in het proces kosten gemaakt moeten worden, is vrijwel altijd formele instemming nodig van de leden in een Algemene Leden Vergadering (ALV). Het doel van de ALV is het krijgen van akkoord van de leden op de eerstvolgende stap in het proces.

Informatieavond

Het besluitvormingsproces binnen een VvE kent een lange doorlooptijd. Tegenstemmen op een ALV door onzekerheden, openstaande vragen, twijfels en onduidelijkheden leveren extra vertraging op. Het is sterk aan te raden om voorafgaand aan elke ALV een informatieavond over het voorstel te organiseren. Hiermee wordt ervoor gezorgd dat de leden voor de ALV al goed op de hoogte zijn van de voordelen en eventuele nadelen, de investering, de verwachte besparingen, technische details, etc.

Onderwerpen van de ALV

Op een ALV stemmen leden vervolgens voor of tegen een voorstel. Een goede communicatie in de periode tussen de informatieavond en de ALV is belangrijk. Tijdens een ALV staan de volgende onderwerpen op de agenda:

  • Uitgewerkt en concreet voorstel betreffende het onderwerp.
  • Stemming omtrent het betreffende het onderwerp.
  • (Optioneel) Overzichtelijk verslag van de informatieavond met korte terugblik op datgene dat betreffende het onderwerp tijdens de informatieavond aan bod is gekomen.

Hoe organiseer je een ALV?

Breng de leden schriftelijk op de hoogte van de uitkomsten van de informatieavond
Deze informatie kan voorafgaand aan de uitnodiging voor de ALV worden verstuurd, maar ook als bijlage worden toegevoegd aan de uitnodiging voor de ALV.

Verstuur ruim van tevoren de uitnodiging
Bekijk het eigen huishoudelijk reglement voor specifieke regels die gelden voor jouw VvE.

Benadruk de urgentie
Communiceer het onderwerp dat op de agenda staat als “zeer belangrijk” en vermeld duidelijk dat er tijdens deze ALV besluiten moeten worden genomen. Benadruk dat dit geen vrijblijvende ALV is. Vermijd het gebruik van algemene teksten zoals “Kom naar de volgende ALV”.

Sluit met de tekst van de uitnodiging aan op de informatie van de informatieavond en sluit het specifieke voorstel bij. Met leden die je zelden ziet, of van wie je twijfelt of zij de uitnodiging bekijken, kun je het beste direct contact opnemen (telefonisch of aan de deur). Nodig hen persoonlijk en benadruk dat er besluiten moeten worden genomen tijdens deze ALV.

Zorg ervoor dat er voldoende (bij voorkeur alle) leden naar de ALV komen
Het is van belang dat het ‘quorum’ (het aantal stemmen dat aanwezig moet zijn op een vergadering om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen) wordt gehaald. Wat je beter niet kunt doen is informeren bij de leden of zij aanwezig zullen zijn of niet. Beter is het om aan te geven wat het belang is van hun aanwezigheid. Het verschil tussen de twee is genuanceerd: in het tweede geval roep je op om aanwezig te zijn en geef je aan waarom, in het eerste geval open je min of meer de mogelijkheid om afwezig te zijn.

Machtiging
Stuur met de uitnodiging een machtigingsformulier mee. Verzoek de leden die niet aanwezig kunnen zijn om een andere bewoner te machtigen die wel aanwezig zal zijn.

Stem over het voorstel
Tijdens de informatieavond en in de periode tussen de informatieavond en de ALV heb je leden voorzien van informatie en heb je hun vragen beantwoord. Als het goed is, komen er daarom tijdens de ALV geen vragen meer naar voren. De ALV is geheel gericht op de stemming door de leden over het voorstel dat voorligt.

Alle belangrijke beslissingen aangaande de VvE worden tijdens de ALV genomen en vastgelegd.

Stemmenverdeling
Alle eigenaren hebben toegang tot de vergadering. In de splitsingsakte staat hoeveel stemmen iedere eigenaar kan uitbrengen. Soms staat één appartement gelijk aan één stem. Soms bepaalt de grootte van het appartement het aantal stemmen dat de eigenaar heeft. Eén persoon kan dus meerdere stemmen hebben binnen een vergadering en het aantal stemmen kan onderling verschillen.

Het is belangrijk om naar twee aspecten te kijken:

  1. Quorum: het minimaal aantal stemmen dat aanwezig moet zijn op een vergadering om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Wordt het quorum niet behaald en wordt een besluit toch aangenomen, dan is het besluit vernietigbaar.
  2. Meerderheid: met welke meerderheid van stemmen wordt de stemming afgenomen? Per soort vergaderingsbesluit gelden andere stemverhoudingen. Welke stemverhouding van toepassing is kun je terugvinden in de splitsingsakte. In grote lijnen zijn er drie verschillende stemverhoudingen te onderscheiden:
    1. Absolute meerderheid van stemmen
    2. Gekwalificeerde meerderheid van stemmen
    3. Unanimiteit van stemmen

Wil je meer informatie over de stemverhoudingen, klik dan hier.

Website by Webroots